La rilevazione sul movimento dei clienti: i dati che devi mandare ogni mese

La risposta breve

La rilevazione sul movimento dei clienti nelle strutture ricettive non è un sondaggio e non è facoltativa. È una rilevazione di interesse pubblico inserita nel Programma statistico nazionale, e per le rilevazioni comprese in quel programma esiste un obbligo di risposta previsto dal decreto legislativo 6 settembre 1989 n. 322.

• È obbligatoria, anche se hai una sola camera e anche se affitti solo d'estate.
• Non si manda a ISTAT. Si invia al portale statistico della tua regione, che poi trasmette i dati a ISTAT.
• Di norma è mensile, con scadenza nei primi giorni del mese successivo.
• Va inviata anche a zero. Nei mesi in cui sei chiuso o non hai avuto nessuno si dichiarano zero arrivi e zero presenze, non si salta l'invio.

Che cosa ti chiede, e da dove nasce l'obbligo

Il nome tecnico è rilevazione sul movimento dei clienti negli esercizi ricettivi. I dati che ti vengono chiesti sono quelli del movimento: quante persone sono arrivate nel periodo, quante notti hanno passato complessivamente in struttura e da dove vengono, distinguendo di norma fra chi risiede in Italia e chi risiede all'estero.

Le due parole che confondono tutti sono arrivi e presenze. Gli arrivi sono le persone che hanno fatto il check-in in quel periodo, contate una volta sola a soggiorno. Le presenze sono le notti: una coppia che si ferma tre notti vale due arrivi e sei presenze. Sbagliare questo conteggio è l'errore più comune al primo invio.

Il dettaglio dei campi, i tracciati per il caricamento massivo e le eventuali voci aggiuntive cambiano da portale a portale. Il modello che fa fede per te è quello che vedi dentro il portale della tua regione, non uno schema generico letto altrove.

Sul piano normativo, l'obbligo di risposta vale per le rilevazioni elencate nel decreto del Presidente della Repubblica che ogni anno aggiorna il Programma statistico nazionale. L'elenco si consulta sul sito del Sistema statistico nazionale, www.sistan.it, ed è il posto giusto dove verificare che una rilevazione sia davvero fra quelle con obbligo di risposta.

Dove si invia: il portale cambia da regione a regione

Non esiste un portale nazionale unico. La raccolta è organizzata dalle Regioni e dalle Province autonome, che usano piattaforme diverse: in Lombardia e in diverse altre regioni si chiama Ross1000, altrove il nome e l'indirizzo sono altri, e in alcune regioni la gestione passa da un osservatorio turistico regionale, come avviene in Sicilia con l'osservatorio turistico dell'assessorato al turismo.

Le credenziali arrivano di solito insieme al codice regionale, dopo la validazione della SCIA o della comunicazione al Comune. È lo stesso passaggio in cui la Provincia o la Regione ti assegna il codice che poi ti serve per chiedere il CIN: se ti sei chiesto a cosa servissero due password diverse ricevute lo stesso giorno, la risposta è che una è il portale statistico e l'altra è la piattaforma turistica regionale.

Se non le hai mai ricevute o le hai perse, non cercarle online: si richiedono all'ufficio turismo o statistica della Regione o della Provincia che le ha rilasciate. È lo stesso ufficio che riapre i mesi chiusi quando devi caricare arretrati.

Ogni quanto, e dove trovi la data che vale per te

La cadenza è di norma mensile e la scadenza tipica cade nei primi giorni del mese successivo, spesso entro il giorno 5. Diverse regioni però chiedono aggiornamenti più frequenti, alcune spostano il termine, altre prevedono finestre diverse in alta stagione.

Qui devi fermarti e verificare, perché la data che vale per te è quella scritta nel portale della tua regione o nella circolare che la Regione o la Provincia manda alle strutture. Non prendere per buona una scadenza letta in un articolo, nemmeno in questo: aprire il portale e leggere l'avviso in home page ti costa due minuti e chiude la questione.

Un consiglio pratico che vale più di qualsiasi promemoria: caricare i dati il primo giorno del mese, subito dopo aver chiuso i conti del mese precedente, ti evita di doverli ricostruire tre mesi dopo a partire dalle prenotazioni.

I mesi in cui sei chiuso: si dichiara zero, non si salta

È il punto su cui si sbaglia di più, ed è controintuitivo. Se in novembre non hai avuto nessun ospite, o se la struttura è chiusa da ottobre a marzo, l'invio va fatto lo stesso dichiarando zero arrivi e zero presenze.

Il motivo è che il silenzio non equivale a zero. Per il sistema statistico una struttura che non trasmette è una struttura che non ha risposto, non una struttura vuota: le due cose sono indistinguibili finché non dichiari. Ed è proprio in questa differenza che nasce buona parte delle contestazioni, perché chi lavora a stagione è convinto in perfetta buona fede di non dover fare niente per metà anno.

Le sanzioni per la mancata risposta

La norma sanzionatoria è l'articolo 7 del decreto legislativo 322/1989, che punisce la violazione dell'obbligo di fornire i dati statistici richiesti. Gli importi aggiornati sono pubblicati da ISTAT nella pagina dedicata alle sanzioni amministrative per i rispondenti.

Tre obblighi diversi che vengono confusi di continuo

Molti gestori credono di aver fatto le statistiche perché hanno comunicato gli ospiti alla questura. Sono tre adempimenti separati, con tre destinatari diversi, tre portali diversi e tre scadenze diverse.

• Comunicazione alloggiati alla questura. Serve alla sicurezza pubblica, nasce dall'articolo 109 del TULPS e si fa su Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo, ridotte a 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore. Ne parliamo in Alloggiati Web: entro quante ore comunichi gli ospiti.
• Rilevazione sul movimento dei clienti. Serve alla statistica ufficiale, si invia al portale della tua regione, di norma ogni mese, anche a zero. È quella di cui parla questa guida.
• Imposta di soggiorno. Serve al bilancio del tuo Comune, esiste solo dove il Comune l'ha istituita, prevede versamenti periodici e una dichiarazione annuale. Vedi Tassa di soggiorno: trovare la delibera del tuo comune.

Cosa fare se non hai mai inviato niente

Capita spesso, soprattutto a chi ha aperto in corso d'anno. La strada per rimettersi in pari è sempre la stessa e conviene percorrerla prima che arrivi una contestazione, perché il canale giusto è lo stesso ufficio che ti ha dato le credenziali.

• Recupera le credenziali del portale statistico dalla Regione o dalla Provincia, se non le hai più.
• Guarda da quale data la tua struttura risulta attiva sul portale: è da lì che parte l'obbligo, non dal primo ospite.
• Carica gli arretrati mese per mese. Molti portali lasciano aperti i mesi passati proprio per questo.
• Se il portale non ti fa più aprire un mese chiuso, scrivi all'ufficio statistico regionale o provinciale spiegando la situazione e chiedendo la riapertura della finestra.
• Metti un promemoria ricorrente il primo del mese, insieme a quello dei versamenti al Comune.