Hai dimenticato di comunicare un ospite alla questura: cosa fare adesso

La risposta in due righe

La comunicazione va fatta comunque, e va fatta subito. Non esiste un modo per annullare il ritardo o per far finta che l'ospite non ci sia stato, e un ritardo rimediato vale sempre più di una comunicazione mai fatta.

Non esiste, su questo obbligo, una procedura di autocorrezione con importo prestabilito come quella che conosci per le imposte. Non c'è un F24 da pagare per mettersi in regola. Per questo il secondo passo, dopo l'invio, non è cercare una cifra online: è sentire la questura competente per il tuo territorio.

Perché non è un adempimento come gli altri

L'obbligo nasce dall'articolo 109 del TULPS, il Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (Regio Decreto 18 giugno 1931 n. 773). La norma stabilisce che i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, compresi i proprietari o gestori di case e appartamenti per vacanze e gli affittacamere, devono comunicare giornalmente all'autorità di pubblica sicurezza l'arrivo delle persone alloggiate, anche con mezzi informatici, secondo le modalità stabilite con decreto del Ministero dell'Interno. Oggi quelle modalità passano dal portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.

Il punto che rende diverso questo obbligo è la sanzione. L'articolo 109, nella sua formulazione attuale, non prevede una sanzione propria: si applica quindi l'articolo 17 dello stesso TULPS, che per le violazioni prive di pena specifica prevede l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda. Il documento sulle norme TULPS per i gestori di strutture ricettive, pubblicato dalla Questura di Pistoia sul portale della Polizia di Stato, indica l'ammenda fino a 206 euro e richiama l'ordinanza della Corte costituzionale n. 262 del 2005, che ha dichiarato manifestamente infondata la questione di legittimità sollevata proprio su questo punto e ha confermato che la sanzione applicabile è quella dell'art. 17 (PDF sul sito delle questure).

Tradotto: non sei davanti a un illecito amministrativo che si chiude versando una somma, ma davanti a una contravvenzione. L'articolo 17 indica un massimo e una pena alternativa, quindi una tabella di importi darebbe una certezza che non esiste, e ti farebbe fare il conto sbagliato, quello di chi valuta se convenga rimediare. Qui non c'è nulla da valutare: si rimedia, e l'unico interlocutore utile è l'autorità di pubblica sicurezza, come suggerisce lo stesso documento della Questura.

E vale anche per chi affitta una stanza sola poche settimane l'anno: il punto è spiegato in Alloggiati Web: entro quante ore comunichi gli ospiti.

Cosa fare adesso, nell'ordine

Le prossime due ore contano più delle prossime due settimane. Questo è l'ordine con cui muoversi.

• Fai la comunicazione, adesso. Entra su Alloggiati Web e trasmetti la scheda dell'ospite che manca, con la data di arrivo reale. Non modificare la data per farla sembrare nei termini: stai comunicando dati a un'autorità di pubblica sicurezza, e un dato falso è un problema diverso e più grave del ritardo.
• Conserva la ricevuta dell'invio. Ti serve per dimostrare quando hai rimediato. Salvala insieme alla prenotazione, non in una cartella qualsiasi.
• Controlla se manca qualcun altro. Se è saltato un ospite, spesso ne sono saltati due. Riprendi gli arrivi delle ultime due settimane e confrontali nome per nome con quello che risulta trasmesso.
• Scrivi due righe di cronologia. Data e ora dell'arrivo, motivo del ritardo, data e ora dell'invio. Non serve a giustificarti con nessuno oggi, serve ad avere una versione precisa se qualcuno te la chiede fra sei mesi.
• Contatta la questura competente per il tuo territorio. Spiega cosa è successo, di' che hai già trasmesso, chiedi come comportarti. È esattamente quello che il documento della Questura suggerisce ai gestori: sentire l'autorità di pubblica sicurezza competente per territorio in merito a questa comunicazione.
• Se il portale non ti fa trasmettere, per un blocco tecnico o per qualsiasi altro motivo, non lasciar perdere e non aspettare qualche giorno per vedere se si sblocca. Documenta il tentativo con uno screenshot, chiama la questura e chiedi come procedere.

Perché conviene chiedere alla questura e non a un forum

Sui gruppi di host trovi tre risposte diverse alla stessa domanda, tutte scritte con la stessa sicurezza. Il problema non è la cattiva fede di chi risponde: è che l'esito dipende da elementi che nessuno di loro conosce, a partire dal fatto che si tratti di un episodio isolato o ripetuto, e dalla valutazione di chi accerta.

C'è poi una ragione pratica. Le questure gestiscono ogni giorno le utenze di Alloggiati Web del proprio territorio e sanno come si comporta il portale nei casi limite. Una telefonata all'ufficio competente risolve in dieci minuti dubbi su cui in rete si discute da anni.

Il recapito lo trovi sul sito della questura della tua provincia, raggiungibile dal portale della Polizia di Stato. Se hai già un referente per l'abilitazione ad Alloggiati Web, è la persona giusta a cui scrivere.

Una nota sulla prudenza delle fonti, visto che qui si parla di sanzioni: l'articolo 109 è stato riscritto più volte negli ultimi trent'anni, passando dalla sanzione penale alla depenalizzazione e di nuovo indietro, ed è anche per questo che la Corte costituzionale è dovuta intervenire nel 2005. Le cifre lette su fonti secondarie, senza riscontro sul testo vigente, invecchiano molto in fretta.

Se ti è successo più di una volta

Un ritardo isolato è un incidente. Tre ritardi in una stagione sono un processo che non regge, e ad agosto salta di sicuro. La differenza fra le strutture che non sbagliano mai e le altre non è la memoria del titolare: è che hanno tolto la comunicazione dalla lista delle cose da ricordare.

• Un orario fisso, ogni giorno. Appena arriva l'ospite, oppure a un'ora fissa della sera che vale per tutti gli arrivi della giornata. Un orario deciso una volta batte qualsiasi promemoria.
• Documento prima delle chiavi, sempre. Se hai i dati in mano quando consegni le chiavi, la trasmissione dura due minuti. Se rincorri l'ospite il giorno dopo, il ritardo è già partito.
• Una utenza a testa se non sei solo. Chi fa i check-in deve poter trasmettere senza chiamare te. Un collaboratore che aspetta il tuo rientro è un ritardo programmato.
• Il collegamento automatico dal gestionale. Alloggiati Web mette a disposizione modalità di invio anche in forma automatizzata, e diversi gestionali per strutture ricettive le usano. Se hai già un software dove registri gli arrivi, chiedi al fornitore se può trasmettere lui.
• Un controllo di fine mese. Dieci minuti per confrontare gli arrivi del mese con le ricevute. È il modo per accorgersi di un buco a fine settembre e non due anni dopo.

Arrivo a mezzanotte e check-in senza di te

Due situazioni fanno saltare le comunicazioni più di tutte le altre: l'arrivo a notte fonda e il soggiorno lampo di poche ore.

Il secondo è quello che sorprende, perché il termine ordinario di 24 ore dall'arrivo si accorcia a 6 ore per i soggiorni di durata inferiore alle 24 ore. Un ospite che arriva alle 23 e riparte alle 7 del mattino va comunicato praticamente subito, non l'indomani. Ne parliamo per esteso in Alloggiati Web: entro quante ore comunichi gli ospiti.

Il primo caso si intreccia con un altro obbligo. L'articolo 109 prevede che si possa dare alloggio esclusivamente a persone munite di carta d'identità o di altro documento idoneo ad attestarne l'identità, e sulla verifica dell'identità all'arrivo è intervenuta la circolare del Ministero dell'Interno del 18 novembre 2024 n. 38138, confermata dal Consiglio di Stato con sentenza depositata il 21 novembre 2025. Se il tuo check-in avviene con una cassetta portachiavi e senza che tu veda nessuno, il problema non è solo la comunicazione in ritardo: è a monte. Trovi il quadro aggiornato in Self check-in e key box: cosa è ammesso oggi.