Self check-in e key box: cosa è ammesso oggi e cosa no
Se hai organizzato gli arrivi con una cassetta e un codice mandato per messaggio, negli ultimi due anni hai letto tutto e il contrario di tutto. Nel novembre 2024 una circolare del Ministero dell'Interno ha detto che l'ospite va identificato di persona. Il 27 maggio 2025 il TAR del Lazio ha annullato quella circolare, e in molti hanno tirato un sospiro. Il 21 novembre 2025 il Consiglio di Stato ha riformato la sentenza del TAR e ha confermato la circolare.
La finestra in cui il self check-in è stato davvero libero va quindi da fine maggio a fine novembre 2025, ed è stretta: le pagine scritte in quei mesi raccontano una situazione superata e circolano ancora. Qui trovi dove siamo oggi, cosa resta possibile e come si tiene insieme tutto questo con la comunicazione degli ospiti alla questura.
La risposta aggiornata a oggi
L'ospite va identificato, e l'identificazione deve verificare che la persona che entra corrisponda al documento. Questo puoi farlo di persona all'arrivo oppure a distanza, con una videochiamata in tempo reale al momento dell'accesso.
La key box non è vietata in sé. È vietato usarla senza alcuna verifica di chi entra. Detto in modo brutale: la cassetta può continuare a consegnare la chiave, non può continuare a sostituire il controllo.
Cosa chiede la circolare del Viminale del 18 novembre 2024
Circolare del Ministero dell'Interno del 18 novembre 2024, n. 38138. Chiede a chi dà alloggio di verificare l'identità dell'ospite all'arrivo, controllando che il documento corrisponda alla persona che entra, e considera non conforme la consegna delle chiavi affidata a sole pulsantiere o key box gestite da remoto, senza alcun contatto.
La ragione dichiarata non è fiscale e non è turistica, è di sicurezza pubblica: sapere chi dorme dentro un immobile in una certa notte. È la stessa ragione dell'articolo 109 del TULPS, che quell'obbligo lo prevede dal 1931, e che perde senso se nessuno verifica che la persona comunicata sia davvero quella che ha le chiavi in mano.
Il testo integrale della circolare va letto sul sito del Ministero dell'Interno: quello che leggi qui è un riassunto per orientarsi, non un sostituto del documento.
Cosa è successo in tribunale, in ordine
Tre passaggi, e vale la pena tenerli separati perché la confusione nasce quasi sempre dal fermarsi al secondo.
- 18 novembre 2024: il Ministero dell'Interno emana la circolare n. 38138.
- 27 maggio 2025: il TAR del Lazio, sezione I-ter, annulla la circolare con la sentenza n. 10210/2025. È la decisione che ha fatto scrivere ovunque che il self check-in era tornato libero.
- 21 novembre 2025: il Consiglio di Stato, sezione terza, con la sentenza n. 9101/2025 riforma la decisione del TAR e conferma la circolare, precisando però che l'identificazione può avvenire anche da remoto, tramite videochiamata in tempo reale che verifichi la corrispondenza fra ospite e documento al momento dell'accesso. Di questa sentenza circolano due numeri, 9101/2025 e 5732/2025: il primo è il numero della sentenza, il secondo il numero di registro del ricorso, e il testo si legge sulla banca dati della Giustizia amministrativa.
Cosa puoi fare: l'identificazione a distanza
L'apertura del Consiglio di Stato è la parte utile della decisione, ed è quella che ti permette di continuare a gestire arrivi a orari impossibili senza dormire in macchina davanti al portone. Va però letta per intero, perché pone tre condizioni e saltarne una svuota il resto.
- Il collegamento deve essere in video, non una foto e non un messaggio.
- Deve essere in tempo reale, cioè avvenire al momento dell'accesso, non due giorni prima.
- Deve confrontare il documento con la persona inquadrata, non limitarsi a leggere i dati.
- E, questa volta per l'articolo 109 del TULPS e non per la sentenza: la comunicazione riguarda tutte le persone alloggiate, non il solo prenotante. Se prenota uno e ne arrivano quattro, i dati da comunicare sono di quattro.
Non devi farlo per forza tu di persona
La verifica la può fare un tuo collaboratore, un vicino incaricato, un servizio di accoglienza a cui ti appoggi. Quello che conta è che avvenga davvero e che tu sappia chi l'ha fatta, perché l'obbligo di comunicare le generalità resta in capo a te come gestore.
Se hai più unità e ti appoggi a terzi, mettere per iscritto chi fa cosa non è burocrazia inutile: è l'unico modo per sapere, a distanza di mesi, se quell'arrivo delle 23 di agosto è stato verificato oppure no.
Cosa non puoi fare: mandare il codice e basta
Il caso che oggi non regge è anche il più comodo: prenotazione, messaggio automatico con il codice della cassetta, ospite che entra, tu che non lo vedi mai, e i dati inseriti su Alloggiati Web copiando quello che l'ospite ti ha scritto da solo.
Non regge nemmeno la variante furba, cioè farsi mandare la foto del documento su WhatsApp il giorno prima. La circolare chiede la corrispondenza fra documento e persona nel momento in cui si accede, e una foto ricevuta ventiquattro ore prima non dimostra chi apre la porta. In più ti lascia in mano copie di documenti di identità da custodire e da cancellare, che è un problema in più, non uno in meno.
Le modalità, una per una
Lo schema serve a capire dove si colloca il tuo metodo attuale. La colonna di destra dice su cosa si fonda la risposta, così puoi risalire alla fonte se qualcuno ti dice il contrario.
| Come consegni le chiavi | Ammessa | A quale condizione | Su cosa si fonda |
|---|---|---|---|
| Accoglienza di persona all'arrivo | Sì | Verifichi il documento e che corrisponda a chi entra | Art. 109 TULPS e circolare 18 novembre 2024 |
| Videochiamata in tempo reale al momento dell'accesso | Sì | Collegamento dal vivo, documento inquadrato, confronto con la persona | Consiglio di Stato, sez. III, sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025 |
| Key box, ma con identificazione di persona o in video | Sì | La cassetta consegna la chiave, la verifica avviene comunque | La cassetta non è vietata in sé, lo è l'assenza di verifica |
| Invio del solo codice, senza alcuna verifica | No | Nessuna | Circolare 18 novembre 2024, confermata dalla sentenza n. 9101/2025 |
| Foto del documento inviata il giorno prima, nessun contatto all'arrivo | No | Non dimostra la corrispondenza al momento dell'accesso | Circolare 18 novembre 2024 |
| Verifica affidata a un collaboratore o a un servizio di accoglienza | Sì | La verifica avviene davvero e sai chi l'ha fatta | L'obbligo di comunicazione resta in capo a te come gestore |
Come si incastra con la comunicazione alla questura
L'identificazione è il presupposto di un secondo obbligo, e i due si tengono. L'articolo 109 del TULPS (RD 18 giugno 1931 n. 773) impone a chiunque dia alloggio di comunicare alla questura le generalità delle persone ospitate, attraverso il portale Alloggiati Web.
I termini sono due: entro 24 ore dall'arrivo, ridotte a 6 ore per i soggiorni di durata inferiore alle 24 ore. Le modalità operative sono nel decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013. Termini, casi limite e natura della sanzione stanno per esteso in Alloggiati Web: entro quante ore comunichi gli ospiti: qui basta sapere che l'omissione non è un semplice illecito amministrativo e che non esiste una soglia sotto la quale non scatta.
Un arrivo alle 23 senza di te, passo per passo
La sequenza che tiene insieme comodità e regole, senza inventare niente.
- Nei giorni prima concordi una fascia oraria di arrivo e spieghi che serve un collegamento video di due minuti al momento dell'ingresso. Detto prima, all'arrivo nessuno protesta.
- All'arrivo chiami in video. Chiedi di inquadrare il documento e il viso, e verifichi che corrispondano.
- Se ci sono altre persone, le fai inquadrare tutte con il rispettivo documento.
- Solo a quel punto dai il codice della cassetta, oppure lo confermi se lo avevi già anticipato.
- Entro 24 ore dall'arrivo, o entro 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore, inserisci i dati su Alloggiati Web e conservi la ricevuta.
- Non tieni le foto dei documenti se non ti servono. Trascrivi i dati che devi comunicare e fermati lì: le copie dei documenti sono dati personali e vanno conservate solo per il tempo necessario.
Cosa scrivere nella pagina informazioni del tuo sito
Le discussioni all'arrivo nascono quasi sempre dall'effetto sorpresa: l'ospite ha prenotato pensando di entrare da solo con un codice e si trova una richiesta che non aveva letto da nessuna parte. Poche righe nella pagina informazioni del sito, ripetute nel messaggio di conferma, tolgono il problema prima che si presenti.
Cosa scrivere, in ordine:
- che l'identificazione è un obbligo di legge e non una tua scelta commerciale
- come avviene, cioè di persona oppure in videochiamata al momento dell'ingresso
- quanto dura davvero, cioè pochi minuti
- che i dati vanno comunicati per tutte le persone che pernottano, quindi serve il documento di ciascuna
- cosa succede se arrivano fuori dalla fascia concordata, e a che numero devono chiamare
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Domande frequenti
La cassetta delle chiavi è vietata?
No. Quello che non è ammesso è usarla senza alcuna verifica di chi entra. Se identifichi l'ospite, di persona o in videochiamata al momento dell'accesso, la cassetta resta un modo legittimo di consegnare materialmente la chiave.
Il TAR non aveva annullato la circolare?
Sì, con la sentenza n. 10210 del 27 maggio 2025, ma il Consiglio di Stato ha riformato quella decisione con la sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025 e ha confermato la circolare. Le pagine ferme all'estate 2025 descrivono una situazione superata.
Posso fare la videochiamata il giorno prima dell'arrivo?
No. La verifica deve essere in tempo reale e riferita al momento dell'accesso. Una videochiamata anticipata, come una foto del documento, non dimostra chi sta effettivamente entrando nell'alloggio.
E se l'ospite si rifiuta?
L'obbligo di comunicare le generalità alla questura è in capo a te come gestore e non dipende dal consenso dell'ospite. Se non riesci a identificare chi entra, il problema resta tuo. Conviene mettere la procedura nelle condizioni di prenotazione e ricordarla nel messaggio di conferma, così chi non è d'accordo lo scopre prima di partire.
Vale anche per una sola notte?
Sì. L'identificazione va fatta a ogni arrivo, qualunque sia la durata del soggiorno. Quello che cambia sui soggiorni corti è il termine della comunicazione alla questura, e lo trovi in Alloggiati Web: entro quante ore comunichi gli ospiti.
Vale anche per chi affitta senza partita IVA?
Sì. L'articolo 109 del TULPS parla di chiunque dia alloggio, non di chi ha una determinata forma giuridica, e lo stesso vale per l'identificazione. La dimensione dell'attività non crea esenzioni: se ti interessa il confine fra locazione e impresa, ne parliamo in Quanti appartamenti puoi affittare senza partita IVA.
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