Entro quante ore devi comunicare gli ospiti alla questura

La risposta in due righe

La comunicazione alla questura territorialmente competente va fatta entro 24 ore dall'arrivo della persona alloggiata. Se il soggiorno dura meno di 24 ore, il termine scende a 6 ore dall'arrivo.

Il termine è nazionale: non cambia da regione a regione, non cambia in base alla tipologia di struttura e non cambia se hai una camera sola. Viene dall'articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (regio decreto 18 giugno 1931 n. 773), nella formulazione risultante dalla legge 201/2011 e dal decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013, ed è riportato così nell'informativa operativa pubblicata sul dominio delle questure della Polizia di Stato, aggiornamento dicembre 2024.

Da quando partono le ore

Le ore si contano dall'arrivo effettivo della persona, non dall'orario di check-in scritto nella prenotazione e non dalla mezzanotte. Se l'ospite arriva alle 22 di venerdì e si ferma tre notti, hai tempo fino alle 22 di sabato.

Il caso che manda in confusione è il soggiorno corto. Ospite che arriva alle 15 e riparte il mattino dopo alle 10: sono 19 ore, quindi siamo sotto le 24 e il termine è di 6 ore, cioè entro le 21 dello stesso giorno. Non ti serve sapere in anticipo quante ore si fermerà se prendi l'abitudine di comunicare subito dopo il check-in: è l'unico modo per non doverci più pensare.

Se hai una situazione ricorrente che non rientra nello schema, per esempio arrivi notturni oppure ospiti che prolungano all'ultimo, la strada corretta è chiedere alla questura della tua provincia, che è la stessa che ti ha abilitato al portale. Lo suggeriscono le questure stesse nelle loro informative: sulle modalità della comunicazione conviene sentire l'autorità di pubblica sicurezza competente per territorio.

Non esiste la soglia del piccolo

L'articolo 109 elenca i soggetti obbligati e sono praticamente tutti: gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che danno alloggio in tende e roulotte, proprietari o gestori di case e appartamenti per vacanze, affittacamere, gestori di strutture di accoglienza non convenzionali. L'unica esclusione prevista riguarda i rifugi alpini inseriti nell'apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma.

L'obbligo si applica anche a chi loca o subloca immobili, o parti di essi, con contratti di durata inferiore a trenta giorni, quindi anche alle locazioni brevi pubblicate sui portali: lo ha messo nero su bianco l'articolo 19-bis della legge 132/2018.

Sul ricettivo occasionale il Ministero dell'Interno era già intervenuto con la circolare del 29 luglio 2005 n. 557, pubblicata in Gazzetta Ufficiale il 30 agosto 2005: l'obbligo sussiste anche per le strutture che esercitano saltuariamente il servizio di alloggio e prima colazione, e vale anche in caso di disciplina regionale discordante. Tradotto: la frase "sono piccolo, non mi riguarda" qui non ha nessun appiglio.

L'articolo 109 non prevede una sanzione propria, quindi si applica l'articolo 17 del TULPS, che stabilisce una pena alternativa: è materia penale, non un illecito amministrativo. Cosa fare se il termine è già passato, e perché su questo punto non ha senso cercare un importo online, è spiegato in ho dimenticato di comunicare un ospite.

Chi va comunicato, e cosa cambia per famiglie e gruppi

Vanno comunicate tutte le persone alloggiate, non solo chi ha prenotato e non solo chi paga. I minori compresi. Puoi dare alloggio soltanto a persone munite di carta d'identità o di altro documento idoneo ad attestarne l'identità; per gli stranieri è sufficiente il passaporto o un documento equivalente.

Su famiglie e gruppi esiste una semplificazione, ma riguarda la firma e non la comunicazione: per i nuclei familiari e per i gruppi guidati la scheda di dichiarazione delle generalità può essere sottoscritta da uno dei coniugi anche per gli altri familiari, e dal capogruppo anche per i componenti del gruppo. I dati di ciascuna persona vanno comunque trasmessi. È l'errore più frequente: si comunica il capofamiglia e ci si ferma lì.

Le stesse informative ricordano che il gestore deve verificare di persona che il documento esibito corrisponda a chi occupa davvero l'alloggio, e che le procedure di check-in interamente da remoto non soddisfano l'articolo 109. Su questo il quadro si è mosso di recente e lo trovi spiegato in self check-in e key box: cosa è ammesso oggi.

Come si invia e cosa devi conservare

La trasmissione avviene esclusivamente inserendo i dati nel portale nazionale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Le vecchie schedine cartacee non sono più ammesse. Per usare il portale serve un'abilitazione: si presenta domanda alla questura della provincia in cui ha sede la struttura. Dal 18 gennaio 2022 l'accesso non usa più il certificato digitale ma una verifica a due fattori, con codici che si scaricano dal sito.

Dopo l'invio il sistema rilascia una ricevuta digitale. Quella ricevuta è la tua prova e va gestita così:

• scaricala in PDF dall'apposita sezione del portale e conservala per cinque anni
• cancella i dati degli ospiti che hai trasmesso non appena ottenuta la ricevuta: è una prescrizione esplicita, non una buona pratica facoltativa
• se il portale non risponde per un problema tecnico occasionale, puoi trasmettere via fax o via PEC alla tua questura, allegando una nota che spiega perché stai usando un canale alternativo
• in quel caso vale come ricevuta quella di avvenuto invio, e va conservata allo stesso modo
• numero di fax e indirizzo PEC cambiano da questura a questura: prendili dal sito della questura della tua provincia, non da un forum

Se il termine è già passato

Per questo adempimento non esiste una procedura di ravvedimento come quelle fiscali. La cosa da fare è comunicare comunque e subito: una comunicazione tardiva resta una comunicazione, mentre una comunicazione mancata è l'unica cosa che il controllo trova.

Quello che non va fatto è aggiustare la data di arrivo per rientrare nel termine. Stai dichiarando dati a un'autorità di pubblica sicurezza, e il rischio che ti prendi è molto più grande di quello che stai cercando di evitare.

Se il ritardo dipende da un guasto, conserva la prova: schermate, email dell'assistenza, ricevuta del fax o della PEC. Sul cosa fare in concreto trovi il dettaglio in ho dimenticato di comunicare un ospite.

Alloggiati Web non copre gli altri obblighi

Capita spesso di pensare che, avendo mandato i dati alla questura, il resto sia fatto. Non è così: sono canali diversi, con destinatari diversi e scadenze diverse.

La comunicazione alla questura serve alla pubblica sicurezza. I dati statistici su arrivi e presenze vanno invece al portale statistico della tua regione, di norma ogni mese e anche nei mesi di chiusura, come spiegato nella guida sulla rilevazione ISTAT del movimento turistico. L'imposta di soggiorno, dove il comune l'ha istituita, ha versamenti e dichiarazione propri. Se vuoi vederli tutti insieme, c'è il calendario degli adempimenti mese per mese.