Alloggiati Web: le credenziali e la prima comunicazione

Le chiede la questura della tua provincia, con un modulo

Le credenziali si chiedono alla questura della provincia in cui si trova la struttura, non a quella della tua residenza e non al Ministero. La richiesta si presenta con un modulo, quasi ovunque in formato PDF e via PEC, e le credenziali tornano indietro sulla stessa PEC.

Le FAQ ufficiali del portale lo dicono in una riga. Alla domanda "Come posso accedere al portale?" la risposta è "Bisogna rivolgersi alla Questura competente per territorio (vedi sezione CONTATTI) onde richiedere le credenziali di accesso".

Il portale Alloggiati Web è nazionale, la pratica no. Ogni questura pubblica il proprio modulo, i propri allegati e il proprio indirizzo PEC, e nessuna dichiara un tempo di rilascio. È il motivo per cui la richiesta va fatta appena hai il titolo del Comune, non appena hai la prima prenotazione.

Cosa procurarti prima di aprire il modulo

La richiesta si blocca quasi sempre sulle stesse due cose: la PEC che non c'è ancora e gli estremi del titolo con cui hai aperto, che nessuno ricorda a memoria.

• Alcune questure chiedono altro, e va guardato caso per caso. La Questura di Chieti, per esempio, elenca copia del documento del legale rappresentante, copia della licenza di esercizio o autorizzazione all'attività ricettiva, copia del codice fiscale, attestazione della partita IVA o visura camerale, e una dichiarazione di locazione occasionale per chi affitta con contratti sotto i trenta giorni.
• Se la struttura è intestata a una società, il richiedente si qualifica come rappresentante legale e allega il proprio documento, non quello di un collaboratore.
• Se non hai un titolo perché affitti in locazione breve senza attività d'impresa, non fermarti: l'obbligo di comunicare gli ospiti riguarda anche te, e la questura ti dirà quale modulo e quale allegato usare.

Trovare la tua questura e il modulo giusto

La competenza è territoriale e si guarda dove sta l'immobile. Il punto di partenza è la sezione Contatti del portale, che porta all'elenco delle questure, e da lì il sito della questura della tua provincia.

Non esiste un modulo nazionale, e le differenze non sono formali. La Questura di Trieste pubblica due moduli distinti, uno per le strutture con SUAP e uno per quelle senza, e scrive che l'istanza va inviata "esclusivamente in formato PDF e via PEC", con le credenziali che "saranno inviate via PEC all'indirizzo indicato sul modulo di adesione". La Questura di Chieti pubblica tre modelli diversi, uno per Chieti, uno per Lanciano e uno per Vasto, perché la richiesta va all'ufficio di polizia competente per quella zona della provincia.

Il modulo tipo pubblicato sul dominio delle questure, intitolato "Richiesta credenziali per strutture ricettive", chiede in apertura di indicare il commissariato di riferimento: se la tua provincia ha uffici distaccati, mandare la PEC all'indirizzo sbagliato costa giorni.

Una nota utile: diverse questure pubblicano insieme al modulo un file di istruzioni operative, con l'ufficio competente per territorio e le linee guida per individuare la tipologia della struttura. Leggerlo prima fa risparmiare un giro di correzioni.

Cosa c'è dentro il modulo, e i due campi su cui si sbaglia

La struttura è sempre la stessa. Il richiedente si identifica con i propri dati anagrafici, il documento e il codice fiscale, dichiara la qualità in cui agisce (proprietario, amministratore, rappresentante legale o altro), indica denominazione, tipologia, codice fiscale o partita IVA e indirizzo della struttura, i recapiti e gli estremi del titolo abilitativo con protocollo e data. Poi chiede il rilascio delle credenziali di accesso alla procedura telematica, richiamando l'articolo 2 del decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013.

• La tipologia della struttura. Il modulo tipo elenca hotel con le stelle, agriturismo, case e appartamenti per vacanze, bed and breakfast, affittacamere, case per ferie, pensioni e locande, ostello e altre voci. Va indicata la stessa tipologia che hai dichiarato al Comune. Una tipologia diversa fra la SCIA e la richiesta alla questura è il modo più semplice per farsi rimandare indietro la pratica.
• La casella per la credenziale unica. Il modulo tipo prevede una richiesta specifica per chi gestisce più strutture o appartamenti: un'unica credenziale con cui gestire in autonomia la lista degli appartamenti, ed è espressamente riferita agli immobili che ricadono nella stessa provincia. Se hai tre appartamenti nella stessa provincia, barrare quella casella ti evita tre utenze separate.
• Come vuoi ricevere le credenziali. Il modulo tipo lascia scegliere fra l'invio alla PEC indicata e il ritiro presso l'ufficio di polizia, personalmente o tramite un delegato munito di delega.

Il primo accesso non è solo utente e password

Dal 18 gennaio 2022 il portale non usa più il certificato digitale. Al suo posto c'è una verifica in due passaggi basata su una scheda di codici che devi scaricare prima ancora di provare a entrare.

Il percorso, come descritto nella guida ufficiale del servizio, è questo: dal menu ACCESSO si sceglie CODICI, poi Area di Lavoro (Codici). La pagina di accesso ricorda in chiaro il prerequisito, cioè scaricare preliminarmente la Scheda dei Codici.

Inseriti nome utente e password, il sistema mostra un tastierino numerico. La scheda contiene 16 gruppi di codici, ciascuno formato da una stringa di 4 numeri, e il portale chiede, in modo casuale, una cifra precisa di un gruppo preciso. Con tre tentativi errati si torna all'inserimento di utenza e password.

Prima di andare avanti, metti in un posto solo, e non nella casella di posta, quattro cose: nome utente, password, PUK e scheda dei codici. Sono le stesse che servono se un giorno perdi l'accesso, e il motivo lo trovi più avanti.

La prima comunicazione, passo per passo

La prima scheda si manda dal menu Inserimento. Non c'è niente da configurare prima, ma alcuni campi si comportano in un modo che conviene conoscere in anticipo.

• Identifica l'ospite di persona e tieni il documento in mano. Puoi dare alloggio solo a chi è munito di un documento idoneo ad attestarne l'identità, e i dati che stai per inserire si copiano da lì.
• Scegli il Tipo Alloggiato. Le voci sono Ospite Singolo, Capo Famiglia e Capo Gruppo. Con le ultime due dovrai inserire anche le schede dei familiari o degli altri componenti prima di poter inviare: la firma si semplifica, i dati no.
• Metti la data di arrivo vera. Il portale accetta soltanto la data odierna o quella del giorno precedente, proprio perché la legge chiede che i dati arrivino entro ventiquattro ore dall'arrivo, o entro sei ore per i soggiorni non superiori alle ventiquattro ore.
• Indica la permanenza dichiarata all'arrivo. Il campo accetta un massimo di trenta giorni.
• Compila cittadinanza, luogo di nascita, cognome e nome, data di nascita, sesso, tipo e numero del documento e luogo di rilascio. Cittadinanza, comune e tipo di documento si scelgono da elenchi che si aprono dopo i primi caratteri: sceglierli dalla lista evita gli scarti.
• Invia, poi vai su Ricevute e scarica il PDF. Le ricevute sono firmate digitalmente e riportano un codice di controllo QR della Polizia di Stato. Quella è la tua prova.
• Usa Analisi per il riscontro. La sezione mostra le schede inviate nella giornata, ordinabili per nominativo o per orario di invio. È il modo per verificare subito che sia partito tutto, senza aspettare la ricevuta.

Le quattro cose che si scoprono troppo tardi

Sono tutte scritte nella documentazione ufficiale del servizio, e tutte si scoprono di solito nel momento peggiore.

• Le ricevute restano scaricabili solo trenta giorni. La guida ufficiale dice che le ricevute disponibili per il download sono quelle degli ultimi trenta giorni, e le FAQ del portale invitano a provvedere al download nei tempi previsti. Vanno però conservate cinque anni. Tradotto: se metti in ordine i documenti a fine anno, le ricevute di marzo non ci sono più. Scaricale ogni mese.
• Il recupero delle credenziali funziona solo se ne hai conservate almeno due. Dal portale si possono recuperare da soli i codici di accesso, la scheda dei codici, il PUK o la password, ma solo se si è in possesso di almeno due delle altre informazioni.
• Se colleghi un gestionale, la chiave ha regole sue. La chiave per i servizi web, la WSKEY, si genera dalla propria utenza, se ne può generare una nuova una sola volta al giorno e va rigenerata a ogni cambio password. Chi cambia la password senza saperlo si ritrova gli invii automatici fermi.
• Un appartamento disabilitato non si riabilita. Una volta tolto dall'elenco va reinserito da capo. Non è un dramma, ma non è un pulsante da premere per prova.

Se gestisci più appartamenti o una struttura in un'altra provincia

Chi ha chiesto la credenziale unica trova nel menu la voce Appartamenti, con cui aggiungere, cercare, scaricare l'elenco ed eliminare gli immobili abilitati. Da quel momento, a ogni invio, va sempre selezionato l'appartamento a cui la scheda si riferisce, sia inserendo a mano sia caricando un file; per i file esiste anche la modalità con file unico, che contiene l'identificativo dell'appartamento.

C'è però un limite che decide tutto il resto: nell'inserimento di un appartamento il comune può essere solo un comune della provincia della questura che ti ha abilitato. Se hai un immobile in un'altra provincia, l'interlocutore è la questura di quella provincia. Prima di aprire due utenze in parallelo, chiedi a entrambe come vogliono che si proceda: è esattamente il tipo di domanda a cui rispondono in dieci minuti al telefono.

Sui termini di invio, che sono la parte che si sbaglia dopo, trovi il dettaglio in Alloggiati Web: entro quante ore comunichi gli ospiti; se ti sei già accorto di un arrivo mai trasmesso, parti da Ho dimenticato di comunicare un ospite.